Внутренние проверки аудит систем менеджмента качества. Аудит смк. Объекты внутреннего аудита

Внедрение на предприятиях нашей страны систем менеджмента, в том числе СМК, СЭМ, систем менеджмента на основе принципов НАССР, интегрированных систем менеджмента и других, неразрывно связано с необходимостью их внутренних и внешних проверок (аудитов).

По результатам аудитов определяется необходимость в предупреждающих и корректирующих мероприятиях внутри СМК для повышения ее результативности.

Указания по аудиту СМК содержатся в ГОСТ Р ИСО 19011-2003 “Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента”. Стандарт представляет собой практически полный идентичный текст международного стандарта ИСО 19011:2002с небольшими изменениями. Он содержит руководящие указания по принципам аудита, управлению программами аудита, проведению внутренних или внешних аудитов СМК (СЭМ), а также по компетентности и оценке аудиторов (экспертов) для проведения этих аудитов. Указания и рекомендации стандарта могут быть применены и к другим видам аудитов, в том числе аудитов систем менеджмента на основе принципов НАССР и интегрированных систем менеджмента.

Аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита .

Аудиты осуществляются аудиторами (экспертами) - лицами, компетентными в этой сфере деятельности. К аудитам и сертификации СМК могут привлекаться технические эксперты - т. е. лица, обладающие специальными знаниями или опытом применительно к объекту, подвергаемому аудиту.

Область аудита -- содержание и границы аудита. Область аудита обычно включает местонахождение, структуру организации, виды деятельности и процессов в определенный период времени.

Объектами аудита являются продукция, процессы и СМК. Продукция и процессы в зависимости от целей аудита могут подвергаться проверкам и при отсутствии полного аудита СМК, но при этом они должны соответствовать требованиям, содержащимся в ГОСТ Р ИСО 9001.

Аудит продукции предназначен для определения эффективности мероприятий по управлению качеством для конкретного изделия (продукции). Проводится оценка соответствия качества продукции требованиям заказчиков, технической и нормативной документации. При этом рассматриваются эффективность изготовления и испытания продукции, целесообразность и взаимосвязанность используемых документов. Аудит продукции значительно шире традиционно проводимого предприятием контроля качества продукции. Он включает в себя в числе прочих проверок продукции рассмотрение и оценку соответствующих элементов СМК, используемых для целей сертификации (“Планирование процессов жизненного цикла продукции”, “Определение требований, относящихся к продукции”, “Анализ требований, относящихся к продукции” и др.).

Аудит процессов направлен на проверку конкретных процессов для выявления их соответствия установленным требованиям и определения их эффективности. При этом оценивается, например, соответствие характеристик процесса рабочим и методическим указаниям спецификации процесса, рецептурам, технической документации и требованиям потребителей.

При планировании внутренних аудиторских проверок необходимо учитывать статус и значимость проверяемых процессов, а также результаты предыдущих проверок.

Проверяемые процессы могут иметь один из следующих статусов:

• процесс прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям и результативен;
• процесс прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям, но не результативен;
• процесс прошел аудиторскую проверку в отчетный период и признан несоответствующим установленным требованиям;
• процесс не проходил аудиторской проверки в отчетный период (процесс с неопределенным уровнем соответствия результативности).

Значимость процесса устанавливается, исходя из степени его влияния на достижение целей организации в области качества в рассматриваемый период.

Аудит СМК предназначен для всеобъемлющей проверки ее соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и эффективности. Он позволяет оценить способность организации производить продукцию стабильного качества, повышать качество в соответствии с заданными требованиями.

Аудит СМК может использоваться как для внутренних, так и для внешних целей. Его цели, задачи и процедуры должны быть гармонизированы с международной практикой в данной области деятельности. В стандартах ИСО серии 9000 придается особое значение аудиту как методу менеджмента для обеспечения мониторинга и верификации результативности внедрения политики предприятия в области качества. Кроме того, аудиты являются частью деятельности по оценке соответствия при сертификации СМК, оценке поставщиков и инспекционном контроле.

Аудиты СМК осуществляются экспертами (аудиторами) на основе соответствующих программ и планов аудита.

Аудиторы должны руководствоваться принципами проведения аудита, содержащимися в разд. 4 ГОСТ Р ИСО 19011:

• этичность поведения - основа профессионализма;
• беспристрастность - обязательство представлять правдивые и точные отчеты;
• профессиональная осмотрительность-прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита;
• независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита;
• подход, основанный на свидетельстве, что разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита - в процессе систематического аудита.

Реализация указанных принципов делает аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства в области качества.

Различают внутренние аудиты (аудиты первой стороны) и внешние аудиты (аудиты второй и третьей стороны).

Внутренний аудит проводится персоналом организации, в которой осуществляется проверка . Инициатором его проведения является сама проверяемая организация.

Внешние аудиты, проводимые второй стороной, осуществляются по инициативе сторон, заинтересованных в результатах деятельности организации. Это могут быть например потребители, которые хотят с помощью собственных аудиторов проверить СМК поставщика, а также другие заинтересованные стороны.

Внешние аудиты, проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями в целях сертификации СМК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.

Комплексный аудит - аудит СМК и экологического менеджмента, проводимый одновременно.

Совместный аудит - аудит проверяемой организации, проводимый одновременно двумя или несколькими организациями.

Программа аудита. Исходя из целей организации в области менеджмента качества и используемых ресурсов, руководство принимает решение об объектах аудитов и их содержании. Составляется программа аудита, включающая проведение одного или нескольких аудитов. Например, программа аудита организации может содержать несколько внутренних аудитов СМК, проводимых в текущем году, аудиты по сертификации (регистрации), а также инспекционные аудиты, проводимые органом по сертификации СМК в качестве третьей стороны. Программа должна разрабатываться с учетом статуса и важности процессов и других объектов, подлежащих аудиту, а также с учетом результатов предыдущих аудитов.

При составлении программы обращают особое внимание на компетентность аудиторской группы. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу. Если аудиторы в аудиторской группе не обладают необходимыми знаниями и опытом, то в группу включают технических экспертов. Технические эксперты работают под руководством аудиторов и не являются участниками аудиторской группы.

Частью программы аудита являются годовой план-график аудитов и план каждого аудита. В годовом плане указывается: какое подразделение и когда должно быть проверено; цели проверки и ее объем; используемые нормативные документы; указания по планированию и проведению аудитов. Форма плана аудита показана в приложении 10.

Каждый аудит включает следующие этапы:

• организация проведения аудита;
• анализ документов;
• подготовка и проведение аудита на месте;
• подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту;
• завершение аудита и действия по его результатам.

Проведение аудита. Каждый из этапов аудита включает

действия, показанные на рис. 9.1. Их содержание подробно описано в ГОСТ Р ИСО 19011. В скобках каждого блока рис. 9.1 указаны номера пунктов этого стандарта, содержащие требования к соответствующим этапам аудита.

Рис. 9.1.

• Следует обратить внимание на различия в понятиях “внутреннийаудит” и “самооценка”. Самооценка - тщательное оценивание, проводимое обычно самим руководством организации, итогом которого является мнение или суждение о результативности и эффективности организации и уровне зрелости СМК. Ее результаты могут использоватьсяорганизацией для сравнения своей деятельности с лучшими достижениями внешних организаций и высшими мировыми достижениями в соответствующей сфере. Внутренние аудиты используются для полученияобъективных свидетельств того, что СМК организации результативна иэффективна.

Внедрив систему менеджмента, руководство организации должно ин­тересоваться, как она функционирует, где происходят сбои в системе, и оценивать её результативность. Результаты внутренних аудитов предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства организации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.

Целью проведения внутренних аудитов является проверка того, что система менеджмента:
а) соответствует установленным требованиям.
б)результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

Таким образом, объектом внутреннего аудита является вся система менеджмента, а не деятельность конкретных сотрудников организации.

Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита. К принципам проведения аудита относят :

а) этичность поведения (ethical conduct) — основа профессионализма.
Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность;
б) беспристрастность (fair presentation) — обязательство представлять правдивые и точные отчеты. Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией отражают в отчетах (актах).
в) профессиональная осмотрительность (due professional care) — прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.
г) независимость (independence) — основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликтов интересов.
д) подход, основанный на свидетельстве (evidence-based approach), — разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Свидетельство аудита основано на выборках существующей информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами. Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита .

В зависимости от размера, вида деятельности и сложности проверяемой организации программа аудита может включать один и более аудитов. Эти аудиты могут иметь различные цели и включать совместный или комплексный аудит. Программа аудита также включает деятельность, необходимую для планирования и организации определенного количества и вида аудитов и обеспечения их ресурсами, необходимыми для эффективного и результативного проведения аудитов в заданные сроки. В организации могут быть разработаны несколько программ аудита. Высшее руководство организации должно предоставлять полномочия для управления программой аудита. Схема процесса управления программой аудита приведена на рисунке 1.

При этом необходимо обратить особое внимание на разделение обязанностей, обеспечение дополнительными ресурсами. Аудиторские группы должны обладать дополнительной компетентностью и иметь соответствующие процедуры. Эти вопросы необходимо согласовать до начала аудита.

Рисунок 1 — Последовательность процессов управления
программой аудита

Частью программы аудита являются указания по планированию и проведению аудитов.

1. Организация проведения аудита. Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы. При проведении совместного аудита до начала аудита важно достичь соглашения между проверяющими организациями относительно обязанностей каждой организации и, в частности, относительно полномочий руководителя аудиторской группы, назначенного на аудит .

Для каждого аудита необходимо определить цели, область и критерии в пределах программы аудита.

Цели аудита включают в себя:
а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;
б) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;
в) оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;
г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

При проведении аудита следует учитывать следующие факторы:
— достаточность и наличие необходимой информации для планирования аудита;
— адекватное сотрудничество с проверяемой организацией;
— наличие времени и необходимых ресурсов.

2. Анализ документов . Прежде чем начать деятельность по аудиту на месте, анализируют документы проверяемой организации, документы по системе менеджмента, записи, а также отчеты по предыдущим аудитам с целью определения соответствия системы документам и критериям аудита. Анализ должен учитывать размер, вид деятельности и сложность организации, а также цели и область аудита.
Если документация признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен проинформировать заказчика аудита, ответственных за управление программой аудита и проверяемую организацию. Необходимо принять решение по продолжению или приостановке аудита до тех пор, пока проблемы с документацией не будут разрешены.

3. Подготовка к проведению аудита «на месте ». Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита для согласования с заказчиком аудита, аудиторской группой и проверяемой организацией. На основании плана уточняют сроки выполнения отдельных работ, предусмотренных планом. В плане аудита должны найти отражение область и уровень сложности аудита в зависимости, например, от того, первоначальный это или последующий аудит, внутренний или внешний аудит. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы по мере осуществления аудита на месте при необходимости можно было внести изменения, например в область аудита. План аудита должен включать:
а) цели аудита;
б) критерии аудита и ссылочные документы;
в) область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверяться;
г) даты и места проведения аудита;
д) ожидаемое время и продолжительность проведения аудита на месте, включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания групп по аудиту;
е) роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;
ж) распределение соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.

План должен быть проанализирован, принят заказчиком аудита и представлен проверяемой организации перед началом аудита на месте.

Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть разрешены с руководителем аудиторской группы и заказчиком аудита. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован с заинтересованными сторонами .

4. Проведение аудита «на месте ». Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации или, где это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или процессы. Цель предварительного совещания:
а) подтверждение плана аудита;
б) предоставление краткого обзора плана выполнения аудита;
в) подтверждение каналов обмена информацией;
г) предоставление возможностей проверяемой организации задать вопросы.

Свидетельство аудита основано на выборках подходящих данных. Поэтому имеется элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы аудита должны учитывать эту неопределенность. На рисунке 2 приведена блок-схема процесса, начиная от сбора информации до получения заключения по результатам аудита.

Рисунок 2 — Блок-схема процесса — от сбора информации до получения заключений по результатам аудита

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут определять возможности для улучшения. Аудиторская группа, при необходимости, должна собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах во время аудита.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть записаны.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы).

Аудиторская группа до заключительного совещания должна выполнить следующее:
а) рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;
б) согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;
в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
г) обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

Цель заключительного совещания — представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и, при необходимости, были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий.

5. Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту . Руководитель аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту. Отчет (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту.

Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы и все, кто получает отчет (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).

6. Завершение аудита . Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.
Документы, имеющие отношение к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и в соответствии с действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

7. Действия по результатам аудита . Заключения по результатам аудита могут указывать на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или, при необходимости, действий по улучшению. Последующие действия не рассматривают как часть аудита, и вопрос об их проведении в согласованные сроки обычно решает проверяемая организация, которая должна информировать заказчика аудита о состоянии выполнения этих действий.
Завершение и результативность корректирующих действий должны быть верифицированы. Верификация может быть частью последующего аудита.

Таким образом, аудитор должен знать и уметь применять принципы, процедуры и методы аудита. Для проверки систем менеджмента внутренний аудитор должен хорошо знать и понимать: терминологию в проверяемой области; требования соответствующего стандарта (МС ИСО 9001, МС ИСО 14001. Уметь результативно планировать и организовывать работу. Оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита; использовать чек листы, планы выработки и формы для регистрации действий по аудиту; обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации.

Ценность внутреннего аудита зависит от того, как запланировано его проведение, как он осуществляется и каковы его результаты. Для этого в ходе аудита важно получить как можно больше данных, при этом необходимо тщательно выбирать области для проверок, определить приоритетные направления и сосредоточиться на них.

Основаниями или причинами проведения внутреннего аудита могут быть:

Выполнение графика проведения внутренних проверок, утвержденного директором;

Появление дефектов продукции;

Поступление претензий от потребителей по качеству продукции;

Порядок проведения внутреннего аудита

Подготовка к проведению аудита должна включать следующие этапы:

Формирование группы аудиторов и разработка плана аудита;

Подготовка документов, используемых аудиторами при проведении аудита;

Уведомление проверяемого подразделения о предстоящем аудите

Назначение руководителя аудиторской группы

Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы.

Целями аудита качества являются: оценка адекватности и эффективности мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств, а также определение и регистрация примеров несоответствий мероприятий по качеству и указание, если это возможно, причин.

Цели аудита включают в себя:

а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемого предприятия или его частей критериям аудита;

б) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

в) оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;

г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает содержание и границы аудита, месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.

Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие. Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов или своды правил секторов экономики или предпринимательской деятельности.

При проведении аудита следует учитывать следующие факторы:

Достаточность и наличие необходимой информации для планирования аудита;

Адекватное сотрудничество;

Наличие времени и необходимых ресурсов.

После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать аудиторскую группу с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.

При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующие факторы:

а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

б) вид аудита (комплексный или совместный);

в) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

г) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;

д) необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и избегания конфликта интересов;

е) возможности членов аудиторской группы результативно сотрудничать с проверяемой организацией и совместно работать;

ж) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

Если аудиторы в аудиторской группе не обладают необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудиторов.

Процедуры программы аудита включают в себя:

а) планирование и составление планов-графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

е) поддержание записей по программе аудита;

ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:

а) принципы, процедуры и методы аудита

Для того чтобы аудитор имел возможность выбора и систематического проведения аудита надлежащим образом, он должен быть готов к выполнению следующих действий:

Применению принципов, процедур и методов аудита;

Результативному планированию и организации работ;

Проведению аудита в течение установленного срока;

Установлению приоритетов и ориентации на существенные моменты;

Сбору данных посредством результативного опроса, выслушивания, наблюдений и анализа документов, записей и данных;

Пониманию соответствующих методов и результатов выборочного исследования для аудита;

Проверке точности собранных данных;

Подтверждению достаточности и приемлемости свидетельств аудита для подкрепления выводов аудита и заключений;

Оценке факторов, влияющих на достоверность выводов и заключений по результатам аудита;

Использованию рабочих документов для записи деятельности при аудите;

Подготовке отчетов по аудиту;

Сохранению конфиденциальности данных;

Результативному обмену информацией посредством личных знаний языка или с помощью переводчика.

б) система менеджмента и ссылочные документы

Для применения критериев аудита знания и навыки в этой области должны охватывать:

Применение систем менеджмента к различным организациям,

Взаимодействие элементов системы менеджмента,

Стандарты по системе менеджмента качества или системе экологического менеджмента, применяемые процедуры или другие документы по системам менеджмента, используемые в качестве критериев аудита,

Различия и приоритеты ссылочных документов,

Применение ссылочных документов к различным ситуациям при аудите,

Системы информации и методы санкционирования доступа, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

в) организационные моменты

Для понимания принципов работы проверяемой организации знания и навыки в этой области должны охватывать:

Размеры, структуру, функции организации и взаимосвязи (подразделений) внутри нее,

Общие бизнес-процессы и соответствующую терминологию,

Культурные и социальные обычаи проверяемой организации;

г) применяемые законы, технические регламенты и другие требования, относящиеся к предмету

Для работы в этой области необходимые знания и навыки должны охватывать:

Местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты и технические регламенты,

Контракты и договоры,

Международные соглашения и конвенции,

Другие требования, которые касаются организации и выполнять которые организация обязалась.

Пример программы аудитов системы менеджмента качества ООО «Инкерманский завод марочных вин» на 2013 год

Менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К.

подпись, дата инициалы, фамилия

Руководителю общества с ограниченной ответственностью «Инкерманский завод марочных вин»

Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 2013., утвержденной генеральным директором от 15 января 2013 г. в период с 18 февраля-20 февраля, в Вашем подразделении – склад хранения сырья должна быть проведена аудиторская проверка.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел качества не позднее 17 февраля.

Ведущий аудитор (Ф.И.О.)

(подпись)

Пример письменного уведомления об аудиторской проверке

Руководителю общества с ограниченной ответственностью

«Инкерманскийй завод марочных вин»

Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 2013., утвержденной генеральным директором от 15 января 2013г. в период с 16 марта-18 марта, в Вашем подразделении –склад хранения готовой продукции должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел качества не позднее 17 марта.

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону:

Ведущий аудитор (Ф.И.О.)

• Губарев Андрей Викторович , кандидат наук, доцент
• Шарапова Александра Сергеевна , студент
• Рязанский государственный радиотехнический университет

• ISO 9001
• АУДИТОР
• ВНУТРЕННИЙ АУДИТ
• СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Статья посвящена организации и проведению внутренних аудитов системы менеджмента качества. Рассмотрены основные этапы внутреннего аудита, обязанности и ответственность лиц, проводящих аудит.

• Совершенствование системы качества на основе проведения внутренних аудитов
• Реализация 14 принципов Э. Деминга в трубной промышленности

Наличие на предприятии системы менеджмента качества (СМК) говорит о высоком уровне его организации и функционировании. Одной из процедур СМК является процедура внутренних аудитов.

Внутренний аудит - один из способов контроля деятельности отдельных подразделений организаций. Главная задача внутреннего аудита - обеспечение эффективности функционирования отделов и процессов организации в соответствии с требованиями документации СМК, а также защита интересов собственников.

Внутренние аудиты на предприятии делятся на:

1. Плановые аудиты;
2. Внеплановые аудиты.

Плановые аудиты проводятся в соответствии с целями и сроками, установленными в «Программе проведения внутренних аудитов», которая утверждается генеральным директором.

Внеплановые аудиты проводятся по инициативе высшего руководства, владельцев процессов, руководителей отдельных подразделений. Цели проведения внепланового аудита согласовываются с инициатором. Программа проведения (включая сроки) согласовывается с руководителями подразделений-участников.

Внутренние аудиты проводит группа внутреннего аудита. Группа по аудиту состоит из старшего аудитора, аудитора (ов). Также во время проведения внутреннего аудита может присутствовать аудитор-стажер.

Группа внутреннего аудита формируется из специалистов предприятия.

К проверке соответствия процессов СМК требованиям ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001) допускаются сотрудники:

1. Прошедшие специализированное обучение (внешнее) по курсу «Внутренние аудиты СМК», обладающие соответствующими знаниями и опытом в области проверяемого объекта - при переходе на новую версию стандарта;
2. Прошедшие внутреннее обучение по текущей версии стандарта, у сотрудника, имеющего действующий сертификат по курсу «Внутренние аудиты СМК», а также участвующие в проведении внутреннего аудита не менее четырех месяцев.

Внутренние аудиты СМК проводят лица, не зависящие от подвергаемых аудиту:

1. Руководителей функциональных структур;
2. Видов деятельности (процессов).

Подготовка к проведению внутреннего аудита включает в себя:

1. Разработку «Программы проведения внутреннего аудита», которая направляется проверяемым подразделениям не менее чем за 10 дней до начала аудита. «Программа проведения внутреннего аудита» должна содержать информацию по:
   • объекту проверки;
   • области проверки, включая определение организационных и функциональных единиц и процессов, которые будут проверяться;
   • критериям;
   • целям;
   • списку аудиторской группы;
   • дате проведения проверки.
2. Проведение предварительного анализа документов СМК, описывающих и регламентирующих деятельность данного процесса СМК/СПП/должностного лица в рамках предприятия;
3. Разработку опросного листа (не является обязательной). В опросном листе по аудиту фиксируются вопросы, на которые аудитор должен получить ответ. Ответ на вопрос фиксируется в соответствующей графе документа.

На вступительном совещании подтверждается план проведения аудита в проверяемом подразделении, кратко излагаются действия по аудиту.

Для сбора данных в ходе аудита используются методы:

• интервьюирование (проводится на основании опросного листа по аудиту);
• изучение документов СМК; наблюдение за фактической деятельностью и обстановкой.

Выявленные несоответствия должны идентифицироваться в соответствии с требованиями стандартов, других документов, на которые можно сделать ссылку в процессе проверки, и документируются в Отчете об аудиторской проверке. В Отчете указывается объем проверки (полная или неполная), дается оценка соответствия процесса установленным требованиям (полное, неполное). В случае неполного соответствия, старший аудитор указывает на необходимость разработки корректирующих действий, внося необходимую запись в Отчет (Процесс соответствует требованиям СМК за исключением выявленных несоответствий. По выявленным несоответствиям Владельцу процесса в срок до «___»_______20__г. разработать корректирующие действия).

На заключительном совещании подводятся итоги внутренних аудитов, предоставляется Отчет об аудиторской проверке, подтверждается обоснованность зафиксированных в нем несоответствий, обозначается дата предоставления Плана по устранению выявленных несоответствий.

На основании предоставленного старшим аудитором Отчета об аудиторской проверке, владелец процесса в установленный срок обязан:

1. Установить причину выявленных несоответствий;
2. Разработать корректирующие/предупреждающие действия;

Проверка выполнения предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий осуществляется повторной проверкой группой аудиторов, участвовавших в предыдущем аудите, через 30 дней после выполнения запланированного действия, указанного в соответствующем Плане устранения несоответствий.

Оценка результативности предпринятых корректирующих / предупреждающих действий осуществляется группой аудиторов при проведении очередного аудита.

Владелец процесса СМК несет ответственность за подготовку процесса СМК и команды процесса к аудиту; разработку корректирующих действий на основе выявленных несоответствий; реализацию запланированных корректирующих/предупреждающих действий.

Старший аудитор несет ответственность за:

1. Разработку «Программы проведения внутренних аудитов»;
2. Организацию проведения аудитов СМК на предприятии;
3. Проведение аудита;
4. Регистрацию выявленных несоответствий;
5. Организацию и проведение повторного аудита, направленного на проверку результативности предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий;
6. Подготовку отчета о проведении внутренних аудитов.

Аудитор несет ответственность за:

1. Подготовку к проведению аудита;
2. Проведение аудита;
3. Подготовку и предоставление старшему аудитору «Отчета об аудиторской проверке»;
4. Предоставление копий «Отчета об аудиторской проверке» владельцам процессов СМК.

Таким образом, мы рассмотрели один из вариантов организации процедуры «Внутренние аудиты» на предприятии.

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Система менеджмента качества. Требования. введ. 28.09.2015. М.: Стандартинформ, 2015. 77 с.
2. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. введ. 19.07.2012. М.: Стандартинформ, 2013. 42 с.
3. Губарев А.В., Назарова Д.И..) – 2016 г. Т. 1. № 57. С. 95-98.

После изучения данной главы студенты и выпускники вузов должны:

знать

• – специальные методы и организационные основы процесса внутреннего аудита;
• – формы рабочих документов, необходимых для планирования и осуществления процесса внутреннего аудита;
• – основные ошибки, допускаемые при планировании внутренних аудитов;
• – технику построения бесед с аудитируемым персоналом;
• – типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и методы их применения;
• – правила применения критериев аудита;

уметь

• – интерпретировать нормативные требования и терминологию по СМК;
• – применять на практике пять основных методов аудита (опрос, наблюдение, анализ, оценивание, доказательство);
• – формулировать различные типы вопросов для аудитируемых с целью получения знаний об аудитируемом объекте для последующего сравнения их с критериями аудита;
• – отличать корректирующие действия от коррекции несоответствий, выявленных при внутреннем аудите;

владеть

• – применением профессиональной терминологии;
• – навыками оформления рабочих документов по планированию и результатам внутреннего аудита;
• – навыками доказательства несоответствий;
• – навыками оценивания результативности применения корректирующих действий с целью устранения причин несоответствий.

Организация процесса внутреннего аудита

Внутренний аудит СМК является одним из ключевых процессов СМК. По мнению специалистов, если такие процессы СМК, как внутренний аудит, корректирующие и предупреждающие действия и управление со стороны высшего руководства отлажены и функционируют в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001–2008, то и все другие процессы СМК будут не только работать, но и совершенствоваться с каждым годом.

Требования к проведению внутренних аудитов сформулированы в и. 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2008:

"Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:

a) соответствует запланированным мероприятиям (п. 7.1 ГОСТ Р ИСО 9001–2008), требованиям настоящего стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;

b) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Должна быть установлена документированная процедура для определения ответственности и требований, связанных с планированием и проведением аудитов, ведением записей и составлением отчетов о результатах.

Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться в рабочем состоянии (п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001–2008).

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мер и отчет о результатах верификации (п. 8.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001–2008).

Примечание. См. ИСО 19011 для руководства".

Приведенное требование дает вполне определенное представление о том, как должен быть организован процесс внутренних аудитов в СМК.

Аудит СМК, представляя собой аналитическую по своему характеру работу, должен осуществляться на основе рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011–2003 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента". В этой работе участвуют, как правило, многие работники предприятия, в первую очередь аудиторы, проверяемый персонал, руководители разных уровней. Процедура внутреннего аудита должна быть в обязательном порядке задокументирована, записи по результатам аудитов должны поддерживаться в рабочем состоянии. Для осуществления процесса внутреннего аудита необходимо реализовать следующие функции:

• – планирование аудитов;
• – подготовку аудита;
• – документирование результатов аудита;
• – осуществление контроля над устранением несоответствий.

Кроме того, для организации результативного управления процессами аудита необходимо:

• – осуществлять подготовку и повышение квалификации внутренних аудиторов;
• – обеспечить использование результатов внутренних проверок для анализа СМК со стороны руководства;
• – осуществлять измерение и анализ самого процесса аудита;
• – совершенствовать процесс внутреннего аудита.

Главная ценность внутреннего аудита в том, что он своевременно доводит до сведения руководства организации объективную, основанную на фактах, информацию о любых отклонениях СМК от требований и направлений совершенствования деятельности организации.

В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании и совершенствовании результативности системы. С методической точки зрения службу внутреннего аудита целесообразно создать уже на начальном этапе внедрения стандартов ИСО, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ.

Служба внутреннего аудита укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области менеджмента качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на курсах. Отношение к внутреннему аудиту со стороны руководства предприятия свидетельствует о степени его заинтересованности в успехе предприятия.

Аудиторы при осуществлении проверок СМК вступают в общение с персоналом аудитируемых подразделений. В практике такого общения им необходимо строго придерживаться тех деловых терминов и определений, имеющих отношение к аудиту, которые даны в ГОСТ Р ИСО 19011–2003 и ГОСТ Р ИСО 9000-2008.

Использование общепринятой терминологии исключает возможные различия в интерпретации действий и выводов аудиторов проверяющей и проверяемой сторонами. Ниже приводятся лишь те основные понятия из области аудита, которые используются в тексте последующих параграфов настоящей главы. При необходимости расширить знания в этой области следует обратиться непосредственно к текстам ГОСТ Р ИСО 19011–2003 и ГОСТ Р ИСО 9000-2008.

Итак, в дальнейшем мы будем использовать следующие термины из этих нормативных документов.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установить степень выполнения согласованных критериев аудита.

Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (проверки).

Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит (проверку)

Свидетельства аудита (проверки) – записи, изложение фактов или другая информация, относящаяся к критериям аудита (проверки), которая может быть перепроверена.

Выводы (наблюдения) – результат оценки собранных свидетельств в зависимости от критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.

Заключения по результатам аудита – выходные данные аудита, представленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех его выводов.

План аудита – описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок. Критерии аудита используются в качестве базы для сравнения свидетельств аудита.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Несоответствие – невыполнение требований.

Соответствие – выполнение требований.

Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Важно различать коррекцию и корректирующие действия. В результате коррекции устраняется само выявленное несоответствие, в то время как в результате корректирующего действия устраняется причина несоответствия. После проведенной коррекции несоответствие может повторяться вновь, а после корректирующего действия повторение несоответствия исключается навсегда. Однако часто приходится встречаться с такой ситуацией, когда на момент текущий проверки наблюдений оказывается недостаточно для того, чтобы однозначно установить причину несоответствий. В таких случаях приходится ограничиваться коррекцией, а проверяемой стороне аудитор рекомендует продолжить наблюдения за тем участком работы, на котором периодически возникают невыполнения требований.

Общепринятый порядок планирования, подготовки и проведения внутренних аудитов, определяющий, кто, что, как и когда делает при аудите заключается в следующем.

• 1. Внутренние аудиты (проверки) проводятся по критериям аудита, установленным для видов деятельности подразделений и служб на основании:
  • – требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и дополнительных к нему фирменных требований, установленных в документах СМ К;
  • – целей и задач политики предприятия в области качества.
• 2. Внутренним проверкам подвергаются:
  • – область применения СМ К;
  • – полнота и точность отражения требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 в документах СМК;
  • – степень соответствия качества продукции требованиям заказчиков и обязательным требованиям;
  • – фактическая деятельность подразделений и служб по выполнению требований документов СМК и обеспечению результативности процессов СМК.
• 3. Проверки СМК основываются на требованиях, содержащихся в руководстве но качеству и других документах СМК, разработанных в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и иными дополнительными (внутрифирменными) требованиями.
• 4. При проведении внутренних проверок решаются следующие задачи:
  • – проверка соответствия документированных процедур СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и дополнительным (внутрифирменным) требованиям;
  • – проверка соответствия качества продукции установленным к ней техническим требованиям;
  • – проверка соответствия деятельности подразделений требованиям документов СМК;
  • – проверка выполнения планируемых корректирующих действий и оценка их результативности;
  • – оценка степени достижения целей, изложенных в политике в области качества, в том числе по качеству продукции и производственных процессов;
  • – содействие улучшению СМК;
  • – сбор информации обо всех аспектах СМК на всех уровнях и передача руководству той информации, которая показывает, где требуются корректирующие или предупреждающие действия по улучшению;
  • – проверка соблюдения требований к производственной среде, порядку на рабочем месте и требований техники безопасности.
• 5. Ответственность за содержание процедуры внутреннего аудита, организацию работ в соответствии с ее требованиями, за квалифицированное выявление несоответствий по объектам внутренних проверок несет представитель руководства по качеству (ПР по СМК).

Ответственность за выполнение отдельных работ по внутренним проверкам несут аудиторы, которые являются исполнителями этих работ.

6. Организационной основой проведения проверок (аудитов) СМК является годовая программа. В годовую программу, помимо внутренних проверок, могут включаться и предполагаемые проверки внешними органами (сертификационная или инспекционная проверки третьей стороной, проверки иными надзорными органами, в том числе заказчиком, если такие проверки имеются в практике предприятия).

Проект годовой программы внутренних проверок разрабатывается службой менеджмента качества по форме 1 (приложение 1 к параграфу 8.1).

Программу проверок утверждает ПР по СМК до начала планируемого года. После утверждения он доводит годовую программу до сведения заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Выполнение программы контролирует ПР по СМК.

• 7. На основании утвержденной программы ПР по СМК не позднее двух недель до начала проверки по каждому пункту или по совокупности пунктов программы назначает аудитора или аудиторскую группу из числа сотрудников службы менеджмента качества с привлечением, при необходимости, специалистов подразделений, являющихся пользователями результатов труда проверяемого подразделения. Аудиторов назначают из числа компетентных специалистов, прошедших специальную подготовку по аудиту. Назначенным аудиторам ПР по СМК определяет задание на проверку. При наличии особых обстоятельств, требующих принятия оперативных мер, ПР по СМК может назначить внеплановую проверку, например, в случаях:
  • – обнаружения несоответствий продукции и услуг, выявленных внутренним контролем и (или) заказчиком;
  • – подготовки СМК к сертификации или инспекционному контролю (при необходимости);
  • – необходимости дополнительной проверки, установленной руководством но результатам анализа функционирования СМК.
• 8. Получив задание на проверку, аудитор или руководитель аудиторской группы составляет план проверки, включающий, по усмотрению ПР по СМК, проверку одного или нескольких пунктов годовой программы на конкретный период времени. План разрабатывается по форме (приложение 2 к параграфу 8.1) и утверждается ПР по СМК.
• 9. При подготовке к проверке в соответствии с утвержденным планом аудитор обязан представить рабочие документы, в состав которых включаются:
  • – бланки опросных листов к аудиту по форме 3 (приложение 3 к параграфу 8.1);
  • – бланки карточек учета несоответствий по форме 5 (приложение 5 к параграфу 8.1);
  • – бланки для регистрации свидетельств аудита в произвольной форме.
• 10. В ходе подготовки аудитор должен:
  • – ознакомиться с планом аудита;
  • – изучить проверяемое подразделение, ознакомившись с характером выполняемой работы, должностными обязанностями проверяемых работников;
  • – по схеме организационной структуры определить взаимосвязь проверяемого подразделения с другими подразделениями предприятия;
  • – проанализировать необходимые для проведения аудита процедуры и рабочие инструкции;
  • – подготовить опросные листы, бланки карточек учета несоответствий, бланки отчета об аудите по форме 6 (приложение 6 к параграфу 8.1);
  • – согласовать с руководителем проверяемого подразделения дату, время, маршрут аудита.
• 11. На руководителя проверяемого подразделения возлагается ответственность за:
  • – своевременное информирование персонала о задачах и объеме проверки;
  • – подготовку всех необходимых средств для успешного проведения проверки;
  • – предоставление по требованию аудиторов доступа к оборудованию и необходимым материалам;
  • – открытое взаимодействие с аудиторами в целях удовлетворительного решения задач проверки.
• 12. В процессе проведения внутренней проверки аудиторы проводят на проверяемых участках сбор информации путем наблюдений, опросов и изучения документов. Одновременно собранную информацию оформляют в виде свидетельств аудита о фактическом состоянии работ.
• 13. На проверяемых участках аудиторы осуществляют свою деятельность в соответствии с планом проверки в присутствии представителя подразделения.
• 14. Каждое выявленное проверкой несоответствие аудитор должен уметь зафиксировать в карточке учета несоответствий и довести до сведения руководителя проверяемого подразделения сразу же после завершения проверки.

Руководитель проверяемого подразделения (службы) подтверждает свое согласие с выявленным несоответствием личной подписью в карточке учета несоответствий. Копии карточек учета всех несоответствий, оформленных за время проверки, аудитор передает руководителю проверяемого подразделения.

В случае несогласия руководителя проверяемого подразделения с выводами аудиторов он должен письменно представить ПР по СМК свои мотивированные возражения.

15. После завершения проверки аудиторы оформляют отчет об итогах проверки по форме 6 (приложение 6 к параграфу 8.1). К отчету прикладываются карточки несоответствий и заполненные в ходе проверки контрольные листы.

Отчет о внутренней проверке согласовывает руководитель службы СМК, а утверждает ПР но СМК.

Подлинник отчета вместе со всеми материалами проверки хранится в службе менеджмента качества. Копия утвержденного отчета направляется представителю руководства по СМК.

16. На основании отчета о проведенной внутренней проверке осуществляется корректировка обнаруженного несоответствия и, если необходимо, в соответствии с требованиями документированной процедуры по п. 8.5.2 требований ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008 разрабатываются корректирующие мероприятия.

Ответственность за своевременное принятие решений по корректировке обнаруженных несоответствий или по разработке корректирующих мероприятий в связи с выявленными несоответствиями возлагается на руководителя проверенного подразделения.

17. Аудиторы контролируют своевременность выполнения предлагаемых корректировок или корректирующих мероприятий и проверяют их результативность.

При положительных результатах проведения корректирующих мероприятий аудитор или руководитель группы аудиторов, проводивший контроль, расписывается в карточке учета несоответствий о закрытии несоответствия (в форме указана подпись руководителя группы аудиторов).

• 18. В случае неудовлетворительных результатов корректирующих мероприятий служба менеджмента качества планирует и предпринимает необходимые действия для последующих проверок.
• 19. По результатам проверки аудитор может подготовить рекомендации или предложения по совершенствованию деятельности проверяемого подразделения, которые после согласования с руководителем этого подразделения включаются в план улучшений по форме 4 (приложение 4 к параграфу 8.1).
• 20. По результатам внутренних проверок ПР по СМК докладывает руководителю предприятия сводную ежегодную информацию для анализа, оценки состояния СМК и принятия решений по ее совершенствованию.

Результаты анализа с оценкой состояния СМК и принятыми руководителем предприятия решениями протоколируются. Протоколы ведутся и хранятся службой менеджмента качества. Все записи по внутреннему аудиту хранятся в том порядке, который определен в документированной процедуре по п. 4.2.4 требований ГОСТ Р И СО 9001-2008.

• 21. Оценка результативности процесса проведения внутренних аудитов СМК производится руководителем службы менеджмента качества на основании систематических наблюдений таких параметров процесса, как:
  • – степень выполнения годовой программы проверок;
  • – количество выявленных несоответствий;
  • – количество предложений по совершенствованию деятельности подразделений;
  • – количество выполненных корректирующих действий;
  • – количество несоответствий в работе внутренних аудиторов, выявленных органом по сертификации проведенных аудитов за определенный период времени.

Количественные результаты внутренних аудитов за определенный период времени подписываются ПР по СМК и представляются руководству по форме 7 (приложение 7 к параграфу 8.1).

22. Вся работа службы менеджмента качества контролируется ПР по СМК.

Алгоритм проведения внутреннего аудита графически изображен на рис. 8.1.

Конечно, каждый аудитор по мере накопления собственного опыта работ по внутренним проверкам имеет возможность усовершенствовать предложенный порядок и используемые рабочие формы документов, если такая необходимость возникнет. Не всегда следует придерживаться складывающихся стереотипов, тем более в таком деликатном деле, как внутренний аудит.

Рис. 8.1.

Приложение 1 к параграфу 8.1. Форма 1

Приложение 2 к параграфу 8.1. Форма 2

Приложение 3 к параграфу 8.1. Форма 3

Приложение 4 к параграфу 8.1. Форма 4

Приложение 5 к параграфу 8.1. Форма 5

Приложение 6 к параграфу 8.1. Форма 6

Приложение 7 к параграфу 8.1. Форма 7